پنج اشتباه که دوباره بایگانی را شلوغ میکنند
حتی یک سیستم خوب نیز با چند عادت اشتباه میتواند دوباره بینظم شود.
اما پنج اشتباه رایج در بایگانی با پوشه دان فلزی چه هستند؟
اولین اشتباه، قرار دادن پرونده در نزدیکترین فضای خالی است. فضای خالی لزوماً جای درست نیست.
اشتباه دوم، نگهداری پروندههای تکمیلشده در میان اسناد فعال است.
اشتباه سوم، ایجاد دستهبندیهای بیش از حد پیچیده است. اگر برای پیدا کردن هر پرونده باید دفترچه راهنما خوانده شود، سیستم ساده نیست.
اشتباه چهارم، پر کردن بیش از حد پوشه دان فلزی است. وقتی فایلها فشرده باشند، برداشتن و برگرداندن پرونده دشوار میشود.
اشتباه پنجم، نداشتن مسئولیت مشخص برای بازگرداندن اسناد است.
نظم پایدار با تجهیزات مناسب شروع میشود، اما با رفتار درست کارکنان ادامه پیدا میکند.
حتی در سازمانهایی که بخش زیادی از اسناد دیجیتال شدهاند، پرونده فیزیکی هنوز در بسیاری از فرآیندها وجود دارد.
قراردادهای اصلی، اسناد امضاشده، مدارک حقوقی، پروندههای اداری و مستندات خاص ممکن است همچنان به نسخه کاغذی نیاز داشته باشند.
بهترین رویکرد در چنین محیطهایی، اتصال بایگانی فیزیکی و دیجیتال است.
مثلاً در نرمافزار مدیریت اسناد ثبت شود:
«نسخه اصلی: کمد ۲، پوشه دان فلزی B4»
در این حالت کاربر ابتدا سند را در سیستم جستوجو میکند و سپس نسخه فیزیکی را مستقیماً از محل مشخص برمیدارد.
این روش زمان پیدا کردن اسناد را بسیار کاهش میدهد.
ساماندهی بایگانی قرار نیست پروژهای بزرگ و پرهزینه باشد.
میتوانید فقط از یک واحد یا حتی یک میز شروع کنید.
پروندههای موجود را بررسی کنید.
اسناد فعال را از آرشیوی جدا کنید.
برای پروندههای پرتکرار یک پوشه دان فلزی مشخص در نظر بگیرید.
سه یا چهار دسته ساده بسازید.
محل هر دسته را برچسب بزنید.
در پایان روز از کارکنان بخواهید پروندهها را به محل خود بازگردانند.
بعد از دو هفته بررسی کنید آیا زمان پیدا کردن اسناد کاهش پیدا کرده است یا نه.
اگر پاسخ مثبت بود، همین مدل را به سایر بخشها گسترش دهید.
پوشه دان فلزی زمانی واقعاً کاربردی است که فقط محل نگهداری چند پوشه نباشد، بلکه بخشی از جریان کاری سازمان شود. پروندههای فعال باید سریع پیدا شوند، اسناد تکمیلشده از فضای روزانه خارج شوند و همه کارکنان بدانند هر مدرک دقیقاً کجا قرار میگیرد.
یک سیستم خوب نیازی به پیچیدگی ندارد.
گاهی کافی است پروندهها را به «امروز»، «این هفته» و «آرشیو» تقسیم کنید، برای هر گروه جای مشخصی در نظر بگیرید و یک قانون ساده داشته باشید: هر پرونده پس از استفاده به خانه خودش بازگردد.
پوشه دان فلزی در چنین ساختاری کمک میکند اسناد پرکاربرد همیشه نزدیک باشند، بدون آنکه روی میزها انباشته شوند یا میان کمدهای مختلف گم شوند.
در نهایت هدف از بایگانی فقط این نیست که مدارک جایی برای ماندن داشته باشند. یک بایگانی حرفهای باید باعث شود کارکنان زمان کمتری برای پیدا کردن پرونده صرف کنند و زمان بیشتری برای انجام کار اصلی خود داشته باشند.
وقتی یک پرونده در لحظه نیاز بدون جستوجوی طولانی پیدا میشود، یعنی سیستم درست کار میکند.
پروندهها باید همیشه دم دست باشند؛ اما هیچوقت دستوپاگیر نباشند.
